【宫迅伟专栏】：采购办公室里的交付战争，是如何打响的

某些企业的采购供应链办公室里，往往会听到电话铃声此起彼伏，采购人员们声嘶力竭地呼叫着供应商的简称，催促着货物的到来。这些镜头让你立刻会想起我国过去的战争片。

不过不同的是，影片里是传统的农村土屋，电台与老式电话机，人是穿着军装，而现在是在现代化的办公室，手机与电话，人是穿着工作装。相同的是，都是一付急切焦虑的面部表情。在战争片中，可以看到一个命令下来，要求部队或者弹药在什么时候之前必须达到什么位置，然后，部队就不顾一切地按命令执行，尽量争取提前达到。因为这关系到战争的胜败，人们的存亡。

而供应链的条件更为苛刻，它要求的是准时，既不能迟也不能早。供应商就是供应链战争的部队，物料是否能够准时达到，关系到供应链的成败。影响着企业的存亡。难怪乎，物流的英语解释叫“后勤”，是从军队里引用过来的。搞得供应链也像打仗似的。

一了解办公室内的交付战争原因，大部分与采购周期有关。

采购周期是指采购方决定订货并下订单，经过供应商确认、订单处理、计划与生产、原料采购、质量检验、发运(有时为第三方物流)等环节，直到交付到采购方仓库的整个周期时间。简单的说，就是规律性的两次采购间隔的天数。它的确定，是采购供应链的一项重要工作内容。

别看这些企业每天与供应商的“交付战争”不断，可是在与供应商确定交付周期时，却不那样地认真对待。采购周期要经历这么些环节，每个环节的作业方法与花费时间都应该得到双方确认，然后将总的时间作为采购周期写入《采购合同》或者《物流协议》之中。这是约束双方采购活动的主要条款。也采购供应链活动的依据。

那么，交付战争为什么还会爆发呢？其中原因之一就是采购周期的谈判没有充分准备，也许有些企业连谈判都没有，采购周期由供应商说了算。为什么是这个周期，它是怎样组成的，上面谈到的每一个环节是否有人专门去核查，不得而知。尤其在周期的计量单位上，有的国产件以周、以月为单位，还有的只要不影响采购方的生产，什么时候都可以。因此，供应商在履行交付时的时间弹性比较大，而与其匹配的是精确到分或者秒的生产节拍，无怪乎交付战争会在供应链办公室打响，而且将持续到下班，到家里。

采购供应链的一项重要工作就是确保供应商按时交付。所谓按时，就是根据采购周期确定的时间标准进行交付。因此与供应商确定与不断改善采购周期显得非常重要。因为采购周期的不确定或者过长会影响生产，影响库存以及影响最终顾客的交付与服务。

我们要消除采购供应链的战争状态，就应该做到以下几点：

采购供应链部门对供应商的交付周期，必须作为一个专题，在供应商与物料开发阶段，就进行详尽的了解。要真正了解供应商的计划、生产、检验与发运的方式和周期，了解他们的相关产能，并以明确的天数为时间单位。对可能发生的异常情况包括自然灾害，做好预案，特别是建立报警机制与制定应急计划。这些内容都要经过双方确认，在合同里加以规定。

对到货的时间必须有明确的时间要求，至少是以天为单位，尽量采用小时与分钟，因为时间越精确，供应链的控制水平与工作效率也越高离战争会越远，成本就会相应降低，离战争也会越远。

对已经处于战争状态的物料，更是要与供应商合作，花费时间与精力，找出战争的根源，制定整改行动计划，明确责任人，限期加以解决。否则就应该“军法从事”。这样才能逐步消除办公室的战争状态，回归正常的平平稳稳的工作环境。

作者 | 颜家平

中国采购商学院  专家顾问

500强汽车零部件外资企业供应链总监，高级经济师，

30多年供应链管理经验，对制造企业供应链管理，物料预测，库存管理，MMOG，有丰富的经验和独特的研究。

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