间接采购项目中SOW 的制定

间接采购项目中SOW 的制定

随着全球化的发展，越来越多的企业将公司的部分生产经营活动外包给专业的服务公司，从而使自己更加专注于自己的核心竞争力，最终获得总体上最优的资源配置和成本结构。例如美国宝洁公司在2003年将HR外包给IBM公司，戴尔公司很早就将自己的物流外包给Ryder公司。国内方面，业务外包也有不少参与者，如海尔将生产外包给台湾的声宝公司等等。在这种情况下，间接采购在现在的采购活动中越来越扮演更加重要的地位。因为它超越以前传统间接采购的MRO(maintenance, repair, operation)的范围，变得和生产直接采购具有同等重要的战略地位。而在这种间接采购中，工作说明书SOW(statement of work)是采购活动中的核心内容。本文将以生产外包服务为例，谈谈SOW的相关问题，以期给相关的采购人员和CPM/CPSM的学员一些参考和借鉴。

一、SOW的定义及重要性

关于SOW的定义，ISM给出的是：在采购服务时用来更加准确地定义约定的工作的文件。它包含有三个重要的要素：工作分解结构、里程碑和绩效评估因素。由上述定义可以看出，如同在生产材料的直接采购中的采购规范(specification)一样，SOW是服务类采购中的“采购规范”。它定义了要完成的工作内容，以及完成的时间与完成后的考核标准，也就是通常所说的WHAT，WHEN和HOW。SOW规定的内容决定了服务成本和买卖双方的交付，它也因此将成为买方规定要求和卖方核准报价的基础文件。

以生产外包的SOW为例，SOW会指明生产过程中要作的测试，这将在很大程度上决定了供应商的价格。例如常见的老化测试，规定要老化多长时间，是否要建立专门的老化室，老化室的温度要求（如要保持多少度的范围），温度的均匀性如何（如室内最大温差不超过多少度），生产出的产品要全部老化还是可以抽样老化，如果是抽样老化，抽样比例是多少，等等。很明显，SOW中的测试要求不同，供应商的测试成本就不同，所以供应商一般都会详细了解SOW的内容，因为他们知道SOW对他们的成本的影响。同样的，对客户而言，这些测试要求直接决定了生产出的产品的质量水平，和公司能够承担的投入，所以也必须清楚地了解并决定其要求，最终反应在SOW上。

二、SOW的编写

由于SOW的重要性， 编写一个高质量的SOW就成为采购方的核心工作。SOW的编写牵涉到诸多问题，下面分别进行说明。

(一)SOW的内容

同样以生产外包为例，对SOW的内容进行逐一阐述。

项目目标

这是SOW的灵魂，是其它SOW内容的指导思想。通常它简练概括地交待服务采购的总体目标，总体要求，以及关键的时间节点和里程碑。同样以生产外包采购为例，SOW的项目目标通常会说明是什么产品要进行生产外包，该产品的应用环境，上市和量产时间表，以及由此产生的项目的总体指导原则，工作方法，资源配置等等。同时，它还会规定供应商的总体责任，关键的产品质量要求，项目进度，交付需求等内容。

背景信息

这个比较好理解，主要是说明项目的一些必要的基础性的信息。比如生产外包的SOW可能会对为何对生产外包进行简单的说明，还会交代该项目的规模、产品预计的销量、主要的目标市场，等等信息。

工作范围

这个是对SOW项目目标的详细说明，它详细交待了买卖双方，特别是供应商一方的职责，它通常通过工作分解结构(work breakdown structure,WBS)的形式来说明。在生产外包的SOW中，这方面的内容可能规定外包方会提供给供应商的支持，如提供生产外包产品的应用环境，客户使用条件，后续可能出现的质量问题的信息，相应的测试审批，SOW的更新管理，对供应商的相关培训，等等。而对供应商的规定，除了概括地要求供应商按要求提供产品的生产服务外，通常会具体和详尽到每个细节。下面简单列举生产外包SOW中对供应商要求的一些常见内容：

1、生产外包产品从工程启动到正式量产的时间要求。

2、量产前各种认证测试的样品数量，交付时间，质量要求、规格等。

3、原材料来料检验、生产工艺过程中、以及最终产品交付前的测试，可另行规定详细专门的测试文件，规定测试条目，测试的机台设备，测试流程，测试通过的判定标准，测试的频率，抽样的标准，等等。可参照前面提到的老化测试的内容。

4、从小批量认证到正式量产的产能的扩展和规划，含时间安排，瓶颈工位的识别和管理，原材料的采购供应，生产线员工的需求和满足(招聘或者从其它生产线共用)，生产线员工的培训，相关文档的建立(如员工作业指引WI，工艺程序文件等)、审批、维护管理等。

5、 模具的内容，含公模和私模。如要求公模需由供应商免费提供，私模由买方购买并成为买方的财产。要求供应商提供详细的私模的信息，包括名称、数量、单价、寿命、产能、存贮、维护保养细节（时间安排，保养方法等），试模的时间安排，等等。

6、提供法律法规要求的有关环保、安全、进出口及其它相关的合规证明文件、测试报告、申明书等。如CCC证书、CE证书等。

7、物流安排，如产品的包装、交货地点、进出口安排、运输方式，是否建立寄售或供应商管理库存的模式，等等。

8、产品的质量要求，如产品的规范，质保期限，出现质量问题的响应时间、流程和赔付，召回的条件，甚至包括提供平时生产中的质量管理信息（如关键工位的控制图、合格率）、质量目标和持续改善的相关内容以及供应商的质量管理体系等等。

9、量产后的生命周期支持，如零配件的持续生产时间，支持停产部件的替代品的重新认证等。

10、相关的IT系统支持，如要求供应商能建立相应的EDI数据传输，电子在线支付，ERP系统的接口以进行相应的需求预测和交付承诺信息共享，等等。

11、其它，如文档的版本管理和获取控制，保密内容的规定和控制，等等。

工作进度

主要是项目的时间安排，例如什么时候项目启动，什么时候要进行供应商生产线的审核，什么时候进行试生产，什么时候开模和测试工，什么时候要进行正式量产，等等。通常和工作范围一起通过项目管理软件来表现。

交付内容　　

这里会规定供应商的所有交付的内容，含各种文档和各种硬件和软件的交付。同样以生产外包为例，交付内容包括各种测试报告、认证报告，人员配备报告，生产线的质量数据，操作指引WI，标准操作流程SOP，小试、中试和试量产的各种样品，试模的样品，标准样品(golden sample)，项目管理的各种文件，会议纪要，等等。

进度报告的期限

这里规定的是项目管理中的沟通机制，即如何进行项目进度的回顾和检讨，如何管理项目中的各种偏离（特别是延误和交付不合格），买卖双方必须约定项目进度如何沟通，出现偏差如何采取补救措施甚至是处罚措施，以避免日后的争执。

评审方法

这个也是SOW中非常关键的内容，因为它规定供应商的交付达到怎样的标准才会被买方接受、批准，并最终被付款。如果评审标准不清楚，日后就容易产生分歧和争执。如果规定太严格，会产生不必要的成本，甚至会出现无法达成的情况。如果规定太松，则导致交付质量下降。所以在制定评审标准时必须要清楚具体，切合实际。同样以生产外包为例，针对交付的文档，如安规证书，可以规定必须是具有相应资质的机构出具、具有法律效应的证书。但没有必要规定必须由哪一家机构出具该证书。通常要求评审方法要写得清楚具体，尽量量化、文档化、标准化，这样可以减少日后的纠纷。

(二)SOW编写的责任人

从上述SOW的内容可以看出，复杂的SOW的编写涉及到各种职能部门，如生产外包的SOW就会涉及到采购、研发、生产、质量、审计、财务等等。因此让某一个部门来编写SOW是不现实的，通常是跨部门的合作来完成。但是整个SOW的编写还是会有安排一个负责人来安排和监督SOW的编写进度和整体内容的把握，这个负责人通常是整个项目的项目经理，也有的公司由公司管理层指定专门负责人员。

(三)供应商的参与

这里需要指出的是，作为采购部门，应该充分发挥供应商在编写SOW以及后续工作的参与，这是供应商早期参与的内容之一。供应商的参与可以有多种方式，如供应商对部分SOW的内容、如评审方法进行商量修改，对项目工作进度给出自己的估计，对工作范围进行澄清，对买方的责任进行详细商讨并具体约定，等等。供应商甚至可以要求让买方委派技术人员对试模进行现场指导，或者提供以往买方内部生产的质量数据或者客户投诉情况，以避免外包后供应商再犯同样的失误。

(四)文字要求

从上述内容可看出，复杂的间接采购会导致SOW也变得复杂，有些SOW可达几十页甚至几百页，由几人甚至数十人共同完成。因些对SOW的文字组织是必须要考虑的。通常认为，SOW的内容组织必须有条理，具有逻辑性，能真实反应买方的真正的要求，帮助实现项目的目标。除此之外，好的SOW还具有很好的可读性，能吸引人；同时可以考虑给供应商提供相应的模板和表格，方便供应商给出准确、标准的回复或者交付。

三、SOW的管理

SOW的管理通常包括审批、更新和存档。SOW的审批普遍由公司上一级的管理层来进行，一般来说，管理层在审批时会要求具体的编写人员先达成一致，如果不能达成一致则需要在提交审批时指出不能达成一致的内容，并说明分歧的原因是什么，各自的立场是什么。然后管理层会进行跨部门的讨论并寻求达成共识。SOW并不是一成不变的，例如测试条件可能会发生变化，安规要求会有更新，等等，这些就会导致SOW的更新。如果SOW有更新，如何管理SOW的更新也就需要确定。例如，更新内容由谁批准，如何和供应商讨论确认更新，更新造成的额外成本如何核算确认，成本由谁承担，有没有影响工作进度，如果有，影响的工作进度如何补救，等等。这些都是需要和公司内部各部门以及供应商反复商讨确定的。另外，SOW更新的版本如何管理，在SOW的文件上如何反映等细节也需要规定。所以说，SOW的更新是SOW管理中最为复杂的内容，需要更多的时间和精力来处理。SOW的文档管理，和其它公司重要文档一样，需要作出具体的规定，如SOW会保存多久，如何保存，由谁保存，等等。

四、SOW的交付与接受

SOW的交付和接受是服务采购的后期阶段，它直接影响买卖双方的付款和收款，多数的服务采购的纠纷也大多发生在这个阶段。SOW的交付和接受，其实是基于SOW的评审方法而来的。如前所述，只要SOW的评审方法要求写得具体清楚，能够量化、标准化、文档化，在交付和接受时就可以变得简单明了，可能的纠纷也是能避免的。因此在SOW评审方法无缺陷的情况下，供应商只要按照SOW中的要求，提供相应的交付文档、证明文件、相应的硬件产品，买方按照评审方法进行验收，签字证明接受，就算是完成签收手续。在实际工作中，交付和接受的分歧和纠纷随时都有可能出现。除了SOW的评审方法不够明确具体外，双方的理解偏差也会成为出现问题的原因，当然也不排除有恶意违约的情况。通常，只要不是恶意违约，出现分歧时，买卖双方都可以通过协商解决，如了解双方分歧的立场差别在哪里，原因是什么，立场差别对双方的利益影响是什么，如何避免和化解可能的利益影响，等等。因为项目已经进展到这一步，如果全部推倒重来，对双方都是得不偿失的。所以只要双方都不想功亏一篑、快到门口摔一跤，对双方的合理诉求都能够给予考虑，一些小的分歧是可以通过协商谈判来解决的。如果真的是恶意违约，则可以通过第三方调节乃至诉诸法律手段解决。

综上所述，随着外包服务的进一步发展，ODM、OEM的盛行，间接采购变得更加具有战略重要性。因此重视和掌握间接采购中的核心内容之一——工作说明书SOW，是非常有必要的。本文对SOW的一些内容进行了一些探讨，希望能抛砖引玉，引起更多的相互讨论和相互学习。

这个要求和直接物料采购比较近似。有些公司的间接物料的量达不到这么细致。

学习了。