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采购订单管理流程设计(转载)

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simon 发表于 2012-11-20 12:46:55 | 显示全部楼层 |阅读模式
订单管理是采购方和供应商的供应链管理的基础环节,也就是说,买卖双方都关注,都需要有一套完整的管理系统和操作流程。对于供应商,订单是最基础的渠道行为,订单流程是渠道组织结构的重要依据,订单信息是相关业务控制的重要依据;对于采购方,订单管理实际上关联了库存管理、物流管理、财务控制、供应商管理、需求预测、电子单据(供应链管理系统)等诸多因素。因此,订单管理师供应链管理优劣的关键性因素。以订单管理驱动流程优化,进而实现采供双方的供应链管理能力和渠道能力的提升,是一般企业应该遵循的采购管理规律。

  1.设计采购订单管理流程

  掌握采购订单管理流程设计原理,是采购经理人员进行采购管理的一项重要工作。

(1)基本目标与原则

  作为业务流程管理的一部分,采购订单管理流程设计的目标一般包括:简化工作手续、减少管理层级、消除重复业务、打破部门界限、实现跨部门业务合作、进行工作平行处理、缩短工作周期。据此,采购订单管理流程设计的基本原则应该是:符合逻辑、符合实际;间接、实用、规范;利于部门协作,便于与供应商的信息交流。

(2)现有流程分析

  在制定每一项业务流程之前,需要对该流程涉及的各种问题做全面分析和评价,发现真正的问题,找到解决问题的方法。问题诊断诗人和流程改造的初始环节,其目的是要确认什么事订单管理流程中当前最需要建立或改变的,建立新的或改变现有流程可能会遇到哪些制约因素。在此基础上,才能进入流程方案改造和开发过程。

  随着IT技术特别是网络技术在采购中的应用,企业使用各种采购软件和ERP系统,在这种情况下,采购订单管理流程设计和改造的技术性工作一般交由专门的软件商完成,这一过程也就成为了一个“采购经理人员流程管理概念+软件商技术设计”的综合过程。

(3)编制订单流程管理文件

  订单流程管理文件编制涉及的内容主要有:

  1)朱雀的名称、编号即发布日期、实施日期、核心内容、相关文件名称、文件更改记录、附加说明(包括文件归口管理部门、文件起草、起草人、审核人、最终批准者)、目的(为什么要制定本文件)等。

  2)范围,指本文件适用的管理范围、业务。

  3)术语,对于较关键或叫专业的术语做出明确定义或解释。

  4)职责,本文件的主管部门及实施部门。

  5)工作流程和使用说明,需要以标准流程图。

  6)工作内容,包括序号、工作描述、输入、输出、责任部门。

  7)工作条例。

2.ERP系统下的采购订单管理分析

(1)基本程序

  1)请购单录入/维护。用语手工登陆需求信息,同时可对请购做适当的调整,并可将意向请购拆成不同供应商、交货日期及交货地点的多项请购。对于没有通过审批的请购单,可以将其置为锁定状态,暂停生成订单。

   欲处理的请购单,需在选中后自动按以下规则生成采购单;统一供应商的请购何为一张采购单的一行或多行,不同供应商生成不同的采购单,采购数量由该物品的批量政策最终决定,单价则通过供应商报价库自动索取。在确认之前,可对自动合并的结果作出适当的调整。一旦确认就生成采购单,同时将其送至打印队列。

  2)采购单录入。采购订单的直接入口,应输入订单所需的全部数据,允许统一采购单有不同的交货日期及交货地点。提供选择是否打印采购订单的功能。

  3)采购订单维护。通常包括采购订单开单、采购订单下达或撤销、采购订单的终止或完成、采购订单信息的查询等功能。

  4)采购订单确认。采购订单一经确认,即认为已正式向供应商提出采购请求。再次统计订购额及订购量,同时将打印采购单送至打印队列。

  5)采购订单确认后维护。已发放的采购订单若有变动,经过与供应商协商后,也可以终止该张订单。

  6)采购订单收货。可以针对某张采购订单进行收货处理,且将到货、实收及拒收数量自动反馈到采购订单。还可使用功能键,一次性完成实收物品的收货、分配及入库工作。

  7)无采购订单收货。可以完成直接到货物品的收货,也可由用户选择,一次性实现物品的到货、库存分配及入库工作。

(2)ERP系统下采购订单管理流程案例

  下面是一家使用ERP系统的公司采购订单管理流程案例:

  1)公司订单结构。一张订单通常包含三层:第一层是订单头,包含订单号、发出日期。订单类型、供应商名称等;第二层是订单行,一张订单可以包括多个订单行,列出本订单需要的产品,包括订单行号、产品编号、货币名称、价格、数量、总价、产品单位、供货日期和供货地点等;第三城是订单子行,因为有的产品可能不是同时到货,因此一个订单行可以有多个订单子行,气保焊的信息预订单行类似,但订单子行的一些数据的汇总应该等于订单行相信栏目的数据。

  2)发出采购订单流程。发出采购订单流程意味着向供应商发出新的订单,并根据供应商的答复进行相应的处理。

  各个步骤的处理如下:

  一。ERP系统中通过新订单,触发本流程。

  二。B2B集成系统将新订单数据进行格式转换。发送给供应商,并等待供应商的收到确认,若在指定时间内没收到确认,则重发直到收到确认为止。

  三。接受供应商发来的答复,存入到历史数据库,同时转换成ERP系统的格式。供应商在收到订单后会马上根据其ERP系统中的数据计算是否能满足客户的要求,并给予答复。

  四。判断供应商是否拒绝整张订单,若是则转到⑤,否则转到⑧。

  五。判断本公司是否需要取消这张订单,还是更改订单,继续进行采购,若是则转到⑦,否者转到⑥。

  六。更改订单并提交审批,然后转到①重新触发本流程。

  七。在ERP系统中删除订单,然后转到结束。

  八。判断供应商是否拒绝某些订单行,若是则转到⑨,否者转到⑩。这通常也是由于产品停产等极少发生的原因。

  九。在订单中删除那些被拒绝的订单行,然后转到⑩。

  十,判断供应商是否进行订单行一级的修改,若是则转到十一,否则转到十二。这有几种情况:一是由于价格发生变动,但客户没有得到通知或没有及时更新ERP中的价格;二是在供货日期前不可能生产出客户要求的数量,要求修改数量;三是客户要求的数量不可能在供货日期前完成,需要退后供货日期。

十一。按照供应商的回复,修改相应订单行的价格、数量或供货日期等信息,然后转到十二。

十二。判断供应商是否有拆行,若是则转到十三,否则转到十四。当供应商产能不足,不能满足客户订单要求时,它除了要求客户修改供货日期和数量外,还可以把订单行拆成若干个子行,或把订单行内的一个子行拆成若干个子行,分批交货。而客户一般都会接受供应商的拆行要求。

十三。按照供应商的答复,处理要拆行的订单行和订单子行,然后转到下一步结束。

十四。将供应商的答复通知采购员,并在通知中列出被更改的内容,然后结束流程。

  3)订单更改通知流程。供应商的回复有三种,拒绝、接受和未决。拒绝的原因已经在前面说明,未决则是指供应商即时的生产力计算不能决定能否满足客户的订单要求,需要等待供应商的进一步计算,可能还需要人工调配。

  各个步骤如下:

  ①B2B集成系统接收到供应商发来的订单数据,在向供应商回复确认的同时触发本流程。

  ②将发来的订单数据写入历史数据库,并转换成公司ERP系统中的格式,供下边的处理使用。

  ③判断订单行中是否有子行,若有则转到④,没有转到⑦。如果没有子行,则说明供应商没有拆行,处理将简单很多。

  ④判断订单行中的子行是否是H公司中原有的订单行,若是则转到⑤,否则转到⑥。因为H公司的ERP系统不能设定子行,因此需要把子行匹配成订单行。

  ⑤按照供应商的通知,更新ERP系统中对应于3A7中订单子行的订单行数据(如数量、供货日期等),然后转到⑧。因为H公司的ERP系统不能设定子行,因此3A7中的订单行中可能有若干个子行会对应ERP系统中原来的订单行。

  ⑥按照供应商的通知,把ERP系统中要拆行的订单行修改成相应的子行的数据,然后把其余的子行作为新的订单行插入,然后转到⑧。

  ⑦按照供应商的通知,更新ERP系统中对应于3A7中订单行的订单行数据,然后转到⑧结束。

  ⑧将供应商发过来的3A7通知采购人员,并在通知中列出更改的内容,然后结束流程。
garyzhang 发表于 2012-11-21 13:48:24 | 显示全部楼层
不愧是初级采购实用之范本
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林国强 发表于 2013-5-3 09:32:12 | 显示全部楼层
手把手的教材
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沈玲121 发表于 2014-6-3 11:00:23 | 显示全部楼层
不错的文档
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笑傲九天 发表于 2014-7-3 11:19:12 | 显示全部楼层
够详细啊,拜读啊
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江成 发表于 2014-8-22 12:03:53 | 显示全部楼层
很好
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冬天里 发表于 2015-11-17 17:21:17 | 显示全部楼层
受教了
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marvel-chan 发表于 2016-3-1 15:32:30 | 显示全部楼层
不愧是初级采购实用之范本
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crys 发表于 2016-8-24 13:48:34 | 显示全部楼层
感谢楼主无私分享!!
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mcicc 发表于 2016-9-8 17:21:10 | 显示全部楼层
不愧是初级采购实用之范本
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